Hướng dẫn sử dụng Zoom để dạy và học trực tuyến từ A đến Z

Với tình hình dịch bệnh COVID-19đang diễn biến phức tạp, các công ty, trường học đều đang chuyển hướng sang làm việc, dạy học trực tuyến. Hôm nay, mình sẽ hướng dẫn bạn cách sử dụng phần mềm Zoom Cloud Meeting để tạo, tham gia cuộc họp, buổi học online hiệu quả trên điện thoại, máy tính.

I. Hướng dẫn tạo, chia sẻ phòng học Zoom đến các thành viên khác

1. Hướng dẫn nhanh

• Để tạo phòng học trực tuyến trên Zoom, giáo viên/chủ phòng nhấn vào New Meeting.
• Để mời học sinh, sinh viên tham gia phòng học, bạn nhấn vào Participants > Chọn Invite. 
• Nhấn vào Copy Invite Link để gửi link phòng học hoặc chọn Copy Invitation để gửi toàn bộ thông tin bao gồm link phòng, mã ID phòng, password.

2. Hướng dẫn chi tiết

Bước 1: Mở ứng dụng Zoom trên điện thoại, máy tính. Tại đây, bạn sẽ thấy 4 phần chức năng chính để tạo phòng học, tham gia phòng học đó là:

• New Meeting: Tạo phòng họp, phòng học mới.
• Join: Truy cập vào phòng học, phòng họp khác.
• Schedule: Lên lịch, quản lý thời gian các buổi học.
• Share Screen : Chia sẻ màn hình máy tính của mình cho người khác.

Để tạo phòng học trực tuyến trên Zoom, giáo viên/chủ phòng nhấn vào New Meeting.

Bước 2: Tiếp theo, để mời học sinh, sinh viên tham gia phòng học, bạn nhấn vào Participants. Sau đó 1 cửa sổ sẽ hiện ra, bạn chọn Inviteở góc bên dưới.

Bước 3: Nhấn vào Copy Invite Link để gửi link phòng học hoặc chọn Copy Invitation để gửi toàn bộ thông tin bao gồm link phòng, mã ID phòng, password cho những người bạn muốn mời học tham gia.

Lưu ý tới Meeting ID, Password để gửi cho người khác muốn tham gia. Người tham gia không cầnphải đăng ký tài khoản để vào phòng học.

II. Hướng dẫn dùng các tính năng chính trong Zoom

Sau khi tạo và vào được phòng học. Bạn sẽ thấy giao diện phòng học với các tính năng chính ở thanh menu phía dưới như:

• Mute: Bật/Tắt mic trên Zoom. 
• Start Video: Bật/Tắt camera/webcam.
• Security: Thiết lập các tính năng bảo mật như: bật phòng chờ để duyệt vào phòng, cho phép người tham gia có thể chia sẻ màn hình hoặc chat.
• Manage Participant: Quản lý người tham gia phòng học. 
• Share Screen: Chia sẻ màn hình.
• Chat: Gửi tin nhắn.
• Record: Ghi lại video buổi học trên Zoom.
• Reactions: Gửi biểu tượng cảm xúc.
• End Meeting: Kết thúc buổi học.

III. Hướng dẫn chia sẻ màn hình trong Zoom

1. Hướng dẫn nhanh

Tại giao diện chính của phòng học, nhấn vào nút Share Screenở thanh điều khiển ở bên dưới màn hình.

• Chọn Share Computer Sound nếu muốn chia sẻ mọi âm thanh phát ra từ máy tính.
• Chọn Optimize screen sharing for video clip nếu muốn chia sẻ một video clip ở chế độ toàn màn hình. 
• Nhấn nút Share phía dưới để bắt đầu chia sẻ màn hình.

2. Hướng dẫn chi tiết

Bước 1: Tại giao diện chính của phòng học, giáo viên/chủ phòng nhấn vào nút Share Screenở thanh điều khiển ở bên dưới màn hình.

Khi đó, trong phần Basichiển thị tất cả các màn hình ứng dụng, trình duyệt mà máy tính bạn đang mở. Bên dưới có 2 tùy chọn gồm:

• Share Computer Sound: Nếu bạn chọn tùy chọn này, mọi âm thanh phát ra từ máy tính sẽ được chia sẻ trong cuộc họp trực tuyến.
• Optimize screen sharing for video clip: Nếu bạn chọn tùy chọn này, bạn chia sẻ một video clip ở chế độ toàn màn hình. Tuy nhiên màn hình chia sẻ bị mờ.

Sau khi chọn xong màn hình muốn chia sẻ, bạn nhấn nút Sharephía dưới để bắt đầu chia sẻ màn hình.

Ngoài ra trong giao diện chọn chia sẻ màn hình khi nhấn vào Advancedsẽ có tùy chọn chia sẻ nâng cao.

• Portion of Screen: Chọn màn hình cụ thể để chia sẻ.
• Music or Computer Sound Only: Chia sẻ chỉ âm thanh trên máy tính.

Tại phần Files, bạn có thể lựa chọn chia sẻ màn hình các file mà bạn lưu tại dịch vụ lưu trữ đám mây như: Google Drive, Microsoft One Drive, Dropbox,... Chúng ta đăng nhập dịch vụ để chia sẻ.

Bước 3: Sau khi chọn xong màn hình muốn chia sẻ, bạn sẽ thấy giao diện một thanh menu với các tính năng như: 

• Join Audio: Bật/Tắt âm thanh chia sẻ.
• Stop Video: Bật hoặc dừng video.
• Manage Participants: Xem hoặc quản lý người tham gia (nếu bạn là chủ phòng).
• New Share: Chọn chia sẻ màn hình mới.
• Pause Share: Tạm dừng chia sẻ màn hình hiện tại của bạn.
• Annotate: Hiện thanh công cụ vẽ lên giao diện màn hình chia sẻ.
• More: Mở menu tùy chọn.

IV. Hướng dẫn đặt lịch tạo lớp học trên Zoom

1. Hướng dẫn nhanh

• Tại giao diện chính, nhấn vào mục Schedule.
• Trong phần Topic, bạn nhập tên phòng học.
• Trong phần Start, bạn chọn ngày, thời gian bắt đầu buổi học.
• Ở phần Duration, bạn chọn thời gian diễn ra buổi học.
• Trong phần Meeting ID, chọn Personal Meeting ID > Đặt lại password đễ dễ nhớ.
• Trong phần Calendar, chọn ứng dụng lịch để đặt hẹn thời gian diễn ra buổi học > Nhấn Schedule là hoàn tất.

2. Hướng dẫn chi tiết

Bước 1: Tại giao diện chính của ứng dụng, bạn hãy nhấn vào mục Schedule.

Bước 2: Tiếp theo, xuất hiện cửa sổ sẽ hiển thị các thông tin để bạn cài đặt. Trong phần Topic, bạn nhập tên phòng học. Trong phần Start, bạn chọn ngày, thời gian bắt đầu buổi học. Ở phần Duration, bạn chọn thời gian diễn ra buổi học.

Lưu ý: Nếu bạn dùng tài khoản miễn phí, bạn chỉ có thể cài đặt thời gian tối đa là 40 phút mỗi buổi với 3 người trong phòng học. Bạn hãy nâng cấp lên tài khoản Pro để gia tăng thời gian mỗi buổi và số lượng người tham gia. Thông thường, các trường học tổ chức dạy học trên ứng dụng Zoom sẽ cung cấp cho các giáo viên tài khoản Pro để đăng nhập và giảng dạy.

Bước 3: Trong phần Meeting ID, bạn có thể chọn Personal Meeting ID ngẫu nhiên mà ứng dụng cấp cho bạn > Đặt lại password đễ dễ nhớ.

Trong phần Calendar, bạn sẽ chọn 1 ứng dụng lịch để đặt hẹn thời gian diễn ra buổi học > Nhấn Schedule là hoàn tất.

Tiếp theo, Zoom sẽ tự động bật trang web theo đúng ứng dụng lịch mà bạn đã chọn trước đó để đặt lịch nhắc về buổi học. Nếu không có nhu cầu đặt lịch hẹn, bạn có thể tắt trang web để bỏ qua phần này.

V. Hướng dẫn tham gia phòng học Zoom

Lưu ý: Các bước tham gia phòng học trên phiên bản máy tính máy tính và điện thoại đều giống nhau do Zoom có giao diện trên điện thoại và máy tính đồng nhất với nhau. Tất nhiên, giao diện trên máy tính sẽ dễ thấy được nhiều chức năng hơn so với điện thoại.

1. Hướng dẫn nhanh

• Nếu bạn không có tài khoản Zoom, chọn Join a Meeting nhập Meeting ID > Đặt tên cho bạn rồi nhấn Join.
• Nếu bạn đã đăng nhập tài khoản Zoom,chọn mục Join ở thanh menu phía trên > Nhấn nút Join để tham gia.
• Bạn nhập password của phòng muốn tham gia.
• Để thoát phòng học, bạn chọn mục Leave ở góc phía trên bên phải.

2. Hướng dẫn chi tiết

Bước 1: Nếu bạn không có tài khoản Zoom. Bạn hãy chọn Join a Meeting nhập Meeting IDvà đặt tên cho bạn rồi nhấn Join để vào phòng.

Nếu bạn đã đăng nhập tài khoản Zoom, bạn chọn mục Join ở thanh menu phía trên, sau đó nhấn nút Joinđể tham gia.

Bước 2: Bạn nhập password của phòng muốn tham gia là sẽ vào được giao diện phòng học.

Bước 3: Khi đó bạn sẽ nhìn thấy giao diện màn hình với tùy chọn Join with Computer Audio(bật camera/webcam, cho phép người khác thấy bạn). Bạn có thể tắt camera trong quá trình tham gia phòng học.

Bước 4: Sau khi vào phòng học, bạn cũng có thể thấy các tính năng chính như: 

• Join Audio: Bật/Tắt âm thanh trên Zoom.
• Stop Video: Tắt webcam và thay bằng ảnh logo hoặc đổi nền video học trên Zoom.
• Participant: Xem những người tham gia phòng học. 
• Share content: Chia sẻ màn hình.
• More: Bạn có thể mở chat với các thành viên trong phòng hoặc thiết lập các cài đặt.

Bước 5: Để thoát phòng học, bạn chọn mục Leave ở góc phía trên bên phải.